契約書も請求書もオンラインで簡単に済ませる方法

投稿者: | 2019年1月8日

Change The Styleです。

副業(複業)をしていると、面倒になるのが書類管理です。

契約書を作ったり、請求書を作ったりというのは大変ですよね。

何が大変って
・雛形を作成する必要がある
・管理する必要がある
・テンプレートはネットにあるけど、どれを使えばいいのかわからない
・パソコンの中に保存してても、いざという時に探すのが面倒
などなど、手間が多いんです。

副業(複業)をしている方にとっては手間や苦痛の何物でもなく、確定申告の時が困りますよね。

そんな時に、全てがオンラインで簡単に管理できたらどうでしょう?

パソコンだけでなく、スマホでも簡単に管理できるので、スキマ時間に発行・送付まで出来たら素晴らしいですよね。

ということで、私も利用させていただいている2つのサービスをご紹介したいと思います。

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契約書の作成はクラウドサインで!

私が利用させていただいているサービスは「クラウドサイン」になります。

使い方はとっても簡単です。

クラウドサインのアカウントを作ってログインし、作成したい書類(秘密保持契約書や業務委託契約書など)を選択するだけ。

あとは、必要な情報を記入して送付先(メールアドレス)を入力して、ボタンをクリックすると、相手に電子書類が届くのです。

受け取った相手が必要事項を記入した後に送り返してくるので、それで締結完了となります。

クラウドサインにログインしていればステータスを見ることが出来るので、管理の手間が省けます。

なによりも、雛形を自分で用意しなくても共通の雛形があるので、選んで送るだけで良いとはかなり時間が省けます。

 

クラウドサインの良いところは他にもあります。

それは、いつも利用されている契約書の雛形をアップロードすることで、いつもと同じように利用することができるという点です。

そのため、既存の雛形の文言が・・・という場合であっても、お手持ちの契約書をアップロードすることができれば、通常業務に支障がでることがないのです。

 

この利点としては、ステータス管理だけでなく、急遽、契約書が必要となった時でも即座に対応ができるという点なのです。

スマホでも利用ができるサービスなので、いつでもどこからでも契約書を送ることができ、迅速にプロジェクトを進めることができる、おすすめのサービスとなっています。

見積書・納品書・請求書はmisocaで!

契約を締結した後は、見積もりを出したり、プロジェクトの終了間際には納品書を作成して、請求書を送ってなど、事後処理が多いです。

見積書・納品書・請求書のいづれかが欠けてもダメですし、金額が実は異なっていたなんてことになったら、どこでそういうことになってしまったのかという原因を探し出さなくてはいけません。

紙やパソコンの中で管理をしていると、どこにあるんだっけ?と紛失してしまうこともしばしば。

個人事業主の方であれば、そういった書類を最低でも3年は保持していなくてはならず、税務署から提出の要請があれば、即座にまとめて提出をしなくてはならないので、紛失なんてもっての外なのですよね。

 

ですが、misocaというサービスを利用することで、そんな煩わしさから解消されるのです。

アカウントを作るだけで、見積書~請求書まで一括で管理することができます。

ステータス管理もできるので、発注されたかどうかわかるだけでなく、振込されたかどうかまで把握することができます。

何と言っても、PDFでダウンロードをすることができるだけでなく、メール送信をすることができるので、いちいちダウンロードして送付をする手間が省けるのです。

有料で利用することもできますが、無料でも十分なほどですので、クライアントの数に応じて有料に切り替えるのが良いでしょう。

最後に

これからはペーパーレスの時代となり、より多くのサービスが出てくることでしょう。

ロイヤルホストのとある店舗では、現金が利用できずに、電子マネーやクレジットカードのみの利用となっているそうです。

手元にどうしても置いておかなくてはいけない書類、というものが次々に電子化され、パソコンの中で管理していたものがクラウド上やサービスの中で管理をするという流れになっています。

これからサービスを作りたい、と思っている方は、何を電子化すれば楽になるのか、というところがヒントになるかもしれませんね。

会社勤めの方は、日頃、何を紙で管理しているのかを思い浮かべると、新規サービスのヒントになるかもしれません。

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